"Als het in een mail kan, hoort het niet in een vergadering"
Hoe je vergaderen in een groepspraktijk efficiënt én zinvol maakt
Zie jij vergaderingen als een noodzakelijk kwaad of zelfs tijdverlies? Dan heb je wellicht nog niet de juiste vorm van vergaderen gevonden. En dat is geen verwijt – het is een uitnodiging.
Je bent zelfstandig, je tijd is waardevol en je wilt je energie zoveel mogelijk inzetten waar die écht verschil maakt: bij je cliënten en in het bouwen van een sterke praktijk. Toch zijn vergaderingen essentieel voor samenwerking, afstemming en strategische groei. Alleen… dan moeten ze wel goed zitten.
Hieronder vind je heldere richtlijnen en inspiratie om vergaderen in je groepspraktijk om te toveren tot een krachtig instrument.
De basisprincipes van efficiënt vergaderen
Een vergadering is geen praatbarak. Het is een plek voor duidelijke doelen, gezamenlijke keuzes en actie.
Enkele vuistregels:
- Niet iedereen hoeft op elke vergadering aanwezig te zijn.
- Houd intervisie en vergaderingen apart: ze hebben een ander doel.
- Als je iets helder kan uitleggen via e-mail of een digitale update? Doe dat.
- Zorg dat actiepunten en besluiten makkelijk terug te vinden zijn.
- Plan voldoende informele momenten buiten de vergaderingen: hoe beter mensen elkaar kennen, hoe vlotter (en veiliger) de communicatie in vergaderingen verloopt.
Dagelijkse check-in van 5 minuten
Klinkt klein, maar deze mini-meeting maakt een wereld van verschil in dagelijkse samenwerking:
Wat bespreek je?
- De prioriteiten en doelen van de dag.
- Praktische zaken zoals afwezigheden of afspraken.
- Eventuele obstakels die snel moeten worden opgepikt.
Tip: Gebruik een visueel hulpmiddel zoals een verbeterbord. Daarover meer in onze workshop “Efficiënt vergaderen in de groepspraktijk.”
Wekelijkse teamvergadering van 45 minuten
Deze vergadering is kort op de bal, concreet en verbindend.
Aanpak:
- Start met een korte check-in: hoe zit iedereen erbij?
- Iedereen krijgt max. één minuut om zijn/haar week te kaderen: waar werk je aan, wat staat er op je planning, welke doelen neem je mee?
- Overloop lopende actiepunten.
- Geen vaste agenda, maar ruimte voor wat leeft in het team, zolang het bijdraagt aan de gezamenlijke doelen.
Voorbeeld: Is er onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor het bijvullen van materialen? Dan is dit het moment om dat helder te krijgen.
Maandelijkse strategische vergadering (2u)
Hier maak je tijd om boven de dagelijkse werking te gaan staan.
Wat komt aan bod?
- Lange termijn plannen, projectvoorstellen of groei-initiatieven.
- Belangrijke beslissingen rond visie, missie en positionering.
- Samen analyseren, bespreken en knopen doorhakken.
- Rol van de voorzitter: bewaak de tijd, vat samen, moedig dialoog aan en zorg dat er duidelijke besluiten genomen worden.
Voorbeeld: Denk aan vragen als: “Willen we volgend jaar uitbreiden?” of “Hoe integreren we onze visie sterker in ons onthaaltraject?”
Kwartaalsessie voor het bestuur
Een keer per kwartaal is het tijd voor het helikopterperspectief.
Onderwerpen die op tafel mogen komen:
- Evaluatie van de lange termijn strategieën.
- Feedback en samenwerking binnen het bestuur.
- Veranderingen in het werkveld of bij concurrenten.
- Praktische zaken zoals pandbeheer of beleidskeuzes.
- Laat deze vergadering deels organisch verlopen: net daar ontstaan vaak waardevolle inzichten.
Jaarlijkse teambuilding
Niet zomaar een leuk uitje, maar een moment van verdieping en verbinding.
Elementen van een sterke teambuilding:
- Een thema uit jullie visie centraal stellen, zowel theoretisch als praktisch.
- Spanning in het team? Dan kan een externe coach helpen om onderliggende dynamieken bespreekbaar te maken.
- Sluit af met iets leuks, luchtigs en verbindends – van een gezamenlijke fietstocht tot een creatief spel of workshop.
Wist je dat wij ook teambuildings op maat begeleiden? Stuur gerust een mailtje voor meer info!
Tot slot: vergaderen met focus en visie
Een effectieve vergadering:
- heeft een duidelijk doel,
- betrekt alleen wie nodig is,
- maakt actiepunten zichtbaar,
- en draagt bij aan de missie van je praktijk.
Blijf trouw aan wat je als praktijk wil betekenen. Dan wordt vergaderen geen tijdverlies, maar een krachtige hefboom voor groei en verbinding.
Veel succes!
Klaar om van vergaderen een meerwaarde te maken?
Herken je jezelf in de uitdagingen die hierboven beschreven staan? Wil je samen met je team doelgerichter, korter en krachtiger vergaderen – zonder dat het voelt als tijdverlies?
Dan is onze workshop ‘Efficiënt en effectief vergaderen in een groepspraktijk’ iets voor jou.
🔹 We reiken je een helder vergaderkader aan
🔹 Je ontdekt hoe je teamoverleg vlotter, veiliger en waardevoller maakt
🔹 Je gaat naar huis met tools die je meteen kan toepassen – zoals het verbeterbord, visuele actieplanning en check-in formats
🔹 En je leert hoe je vergaderingen écht kan afstemmen op de missie van jouw praktijk
Benieuwd naar een eerste inkijk? Download dan onze freebie ‘Van chaos naar kracht’ – met praktische tips, een werkblad en een checklist die je meteen kan gebruiken in je volgende overlegmoment.
Of schrijf je meteen in voor de workshop.
Heb je vragen of wil je overleggen wat past bij jouw praktijk? We bieden ook trajecten op maat van jouw team aan! Stuur ons gerust een mailtje – we denken graag met je mee.